Planeación y Control

La Planeación y el Control son dos de las cuatro fases del proceso administrativo:

  - Planeación
  - Organización
  - Dirección
  - Control

1.    PLANEACION. Definición.

Desde un punto de vista conceptual, la Planeación es: Imaginar, prever, visualizar, pensar con orden y sentido común lo que se tendrá que hacer el día de mañana, de tal forma que al iniciar cualquier actividad, se pueda ejecutar de la mejor manera posible pensando a corto y a largo plazo.

Desde el aspecto administrativo, surge la Planeación Estratégica, que consiste en fijar las expectativas de la empresa que se van teniendo mediante la realización de estrategias para el logro óptimo de objetivos y misiones. La Planeación Estratégica ayuda a fijar una visión, es decir, “cómo vemos el negocio a futuro”.

La Planeación es la más importante de las funciones administrativas, por cuanto propicia el desarrollo de la empresa, minimizando los riesgos y maximizando el aprovechamiento de tiempo y recursos.

2.    PLANEACION. Tipos.

Debido a que es un proceso que señala anticipadamente cada acción o actividad que deberá realizar, en cuanto a empresas se refiere, existen varios tipos de planeación:

• Planeación de Mercado. ¿Cómo se va a hacer llegar los productos a nuestros clientes?
• Planeación Financiera. ¿Cuántos recursos económicos necesitamos?
• Planeación del Personal. ¿Cuántos empleados necesitamos?
• Planeación Física. ¿Qué infraestructura (maquinaria y equipo) necesitamos?
• Planeación Geográfica. ¿Cuál es la mejor ubicación?
• Planeación Funcional. ¿Cuál es la estructura organizacional requerida?
• Planeación Correctiva. ¿Qué debo modificar?

3.    PLANEACION. Elementos.

Los elementos que caracterizan la planeación son los siguientes:

• Propósitos. Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma permanente o semipermanente un grupo social.
• Investigación. Aplicada a la planeación la investigación consiste en la determinación de todos los factores que influyen en el logro de los propósitos, así como de los medios óptimos para conseguirlos.
• Objetivos. Representan los resultados que la empresa desea obtener, son fines para alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico.
• Estrategias. Cursos de acción general o alternativas que muestran la dirección y el empleo de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas.
• Políticas. Son guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten dentro de una organización.
• Programas. Son esquemas en donde se establece, la secuencia de actividades que habrán de realizarse para lograr objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.
• Presupuestos. Son los planes de todas o algunas de las fases de actividad del grupo social expresado en términos económicos, junto con la comprobación subsecuente de la realización de dicho plan.
• Procedimientos. Establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo.

4.    PLANEACION. Aspectos externos.

También existen ciertos aspectos que deben ser tomados en cuenta con relación al medio ambiente externo como:

• ECONÓMICOS: Participación en el mercado, Recursos financieros, Inflación, Ingreso personal, Movimiento estacional de mercado, Imagen de la empresa, Gustos y preferencias del consumidor, Localización de materia prima y mano de obra, Gasto público, Tasa de crecimiento, Tasa de población, Tipo de inversionistas.
• POLÍTICOS: Políticas de gobierno, Leyes y regulaciones.
• TECNOLÓGICOS: Facilidad de transporte, Infraestructura
• DE MERCADO: Empresas proveedoras, Empresas Competidoras.

5.    PLANEACION. Proceso funcional.

El proceso de Planeación consiste en el seguimiento de pasos en secuencia lógica para llegar al logro de objetivos:

• Establecer metas.
• Definir situación actual.
• Identificar los apoyos y obstáculos.
• Establecer un plan conformado por actividades secuenciales.
• Definir los recursos y medios de accion requeridos para acometer el plan.
• Definir el sistema que evaluará y controlará el logro de objetivos.

6.    CONTROL. Definición.

El Control, en cambio, significa supervisar, verificar, vigilar y analizar el trabajo y los resultados obtenidos para asegurar el alcance de las metas, tal y como fueron planeadas.

Administrativamente hablando, el Control es la medición y corrección del rendimiento de los componentes de la empresa, con el fin de asegurar que se alcancen los objetivos y planes ideados para su logro.

El Control tiene como finalidad determinar lo que se esta llevando a cabo, a fin de establecer las medidas correctivas necesarias y así evitar desviaciones en la ejecución de los planes.

Puesto que el Control implica la existencia de metas y planes, ningún administrador puede controlar sin ellos. El no puede medir si sus subordinados están operando en la forma deseada a menos que tenga un plan, ya sea, a corto, a mediano o a largo plazo. Generalmente, mientras más claros, completos, y coordinados sean los planes y más largo el periodo que ellos comprenden, más completo podrá ser el control.

7.    CONTROL. Tipos.

También en el control, al igual que en la planeación, existen diferentes tipos:

• Control General: Se encarga de revisar si las operaciones que se realizan se apegan a los objetivos.
• Control de Cantidad: Es un proceso mediante el cual se determinan las cantidades a manejar en cualquier área de la empresa.
• Control de Calidad: Es un proceso que se realiza en forma continua con el propósito de conocer si el producto cumple con los estándares considerados como óptimos.
• Control de Auditoria Administrativa: Se encarga de revisar las diferentes actividades que se llevan a cabo en la empresa y verificar que se realicen bien.
• Control de Presupuesto: Un presupuesto consiste en establecer en unidades el comportamiento esperado variable.
• Control de Costos: es una evaluación de tipo comparativo de los costos actuales contra el estándar.
• Control de Inventarios: Lo que se busca al tener un buen sistema de control de inventario es tener la cantidad adecuada en el momento y lugar adecuados.

8.    CONTROL. Elementos.

Todo proceso de Control debe contener los siguientes elementos:

• Establecimiento de Estándares. Es la aplicación de una unidad de medida, que servirá como modelo, guía o patrón en base en lo cual se efectuará el control.
• Medición de Resultados. Evaluación cuantitativa en función de cantidad, calidad, costos y uso del tiempo.
• Corrección. La utilidad concreta y tangible del control está en la acción correctiva para integrar las desviaciones en relación con los estándares.
• Retroalimentación. El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la retroalimentación; es aquí en donde se encuentra la relación más estrecha entre la planeación y el control.

9.    CONTROL. Relaciones Funcionales.

Como parte del proceso de Control, se establecen relaciones funcionales que establecn estándares basicos:

• Relación de Control con Planeación. La existente es muy estrecha, ya que el control permite supervisar.
• Relación de Control con Organización. El Control ayuda mucho a la organización, proporciona resultados de mediciones con respecto a cómo funciona la estructura de la empresa.
• Relación de Control con Dirección. Poner medidas de control que ayuden al pequeño empresario a dirigir mejor a su personal.   Por ejemplo tenemos la “Teoría de las Cinco S“: SERI (Selección), SEITON (Orden), SEISO (Limpieza), SEKETLSU (Sistematizar acciones) y SHISUKE (Autodisciplina).